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推动电子文件归档工作的思考/张智涛

作者:法律资料网 时间:2024-07-10 09:30:59  浏览:9177   来源:法律资料网
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推动电子文件归档工作的思考

张智涛


  与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

  纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:?

  (一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

  (二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文悠扬信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。?

  无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。?

  纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理保同为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。?

  电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

  清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作,制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》,分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定,并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物,还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一,会上,分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上,又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上,本着“注重职能因素”的原则,选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作,成立了两办电子文悠扬归档工作小组,由校办副主任任组长,并参照纸质文件归档范围,制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力,现已将部分电子文件归档。?

  与纸质文悠扬相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

  由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。?

  在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要经过审慎证证,在万无一失的情况下实行,最好以简报、情况报道类,以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏,随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要,通过网络传输到全校,供广大师生员工共享。1998年,经与档案馆反复研究后,进一步完善了上网的报刊信息,加注了刊登文章的详细出处,相当于索引,并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝,与相应的电子文件一并归档,简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理,一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸制裁档案还保存完好。

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山东省消防产品监督管理办法

山东省人民政府


山东省消防产品监督管理办法

山东省人民政府令第209号

  
  《山东省消防产品监督管理办法》已经2009年1月12日省政府第34次常务会议通过,现予发布,自2009年5月1日起施行。

               省 长  姜大明    
                       二○○九年一月二十三日  


山东省消防产品监督管理办法

  第一条 为了保证消防产品质量,预防和减少火灾危害,保障人身和财产安全,根据《中华人民共和国消防法》等法律、法规,结合本省实际,制定本办法。

  第二条 在本省行政区域内对消防产品实施监督管理,适用本办法。

  第三条 县级以上人民政府公安机关消防机构、产品质量监督部门、工商行政管理部门应当按照各自职责加强对本行政区域内消防产品质量的监督管理。

  第四条 消防产品必须符合国家标准;没有国家标准的,必须符合行业标准。

  禁止生产、销售或者使用不合格的消防产品以及国家明令淘汰的消防产品。

  第五条 消防产品生产企业必须依法取得具有法定资质的认证机构出具的消防产品认证证书后,方可生产。

  新研制的尚未制定国家标准、行业标准的消防产品,应当按照国家规定的办法,经技术鉴定合格并取得技术鉴定报告后,方可投入生产。

  鼓励消防产品生产企业制定高于国家标准、行业标准的消防产品企业标准。公安机关消防机构应当及时向社会公布实行强制性认证的消防产品目录、取得消防产品认证证书或者技术鉴定报告的生产企业及其消防产品名录。

  第六条 消防产品生产企业应当完善产品质量保证体系,保持取得消防产品认证证书或者技术鉴定报告时检定的工厂技术条件,并在产品或者产品外包装上加贴消防产品认证标志、使用说明、生产企业名称、生产日期等相关标识。

  消防产品生产企业应当完善消防产品售后服务,对已售出的不合格消防产品应当主动召回。

  第七条 消防产品的销售单位、个人,应当实行进货检查验收制度,验明消防产品认证证书或者技术鉴定报告以及产品合格证明,并留存验收记录。

  第八条 国家规定的大型人员密集场所和其他特殊建设工程批量选用消防产品的,建设单位或者使用单位应当在安装、配置前报请公安机关消防机构对选用的消防产品现场随机抽样,送法定质量检验机构检验。送检消防产品经检验不合格的,建设单位或者使用单位应当更换合格消防产品。

  消防产品质量检验机构应当提高检验效率,对送检消防产品及时检验并对检验结果负责。

  本条第一款规定需要抽样检验的消防产品批量选用的规模标准,由省公安机关消防机构确定并向社会公布。

  第九条 建筑工程的施工、监理单位在消防产品安装、配置前,应当查验消防产品认证证书或者技术鉴定报告以及产品合格证明、抽样检验报告,查验的书面记录应当留存备查。

  未经查验或者查验不合格的,不得安装、配置。

  第十条 维修消防产品,应当遵守国家和省有关消防产品维修的技术标准,使用符合国家标准或者行业标准的配件或者灭火剂。

  消防产品维修企业应当具备国家和省规定的工厂技术条件。

  第十一条 公安机关消防机构应当组织对消防产品的使用和维修情况进行监督检查或者抽查,并将消防产品监督检查或者抽查的结果及时向社会公布。

  第十二条 公安机关消防机构对使用或者维修的消防产品进行监督检查时,应当检查以下内容:

  (一)消防产品认证证书或者技术鉴定报告;

  (二)消防产品合格证明、产品铭牌及使用说明书;

  (三)消防产品的外观标识、结构部件、材料、性能参数等与强制性认证标准是否一致;

  (四)其他与消防产品质量有关的内容。

  消防产品质量能够现场判定的,可以现场判定;现场无法判定的,应当抽样送法定质量检验机构检验。

  第十三条 公安机关消防机构对涉嫌违反本办法使用、维修消防产品的行为进行查处时,可以依法查阅、复制有关合同、发票、账簿以及其他有关资料。

  第十四条 任何单位、个人发现违法生产、销售、使用、维修消防产品的行为,有权向产品质量监督部门、工商行政管理部门、公安机关消防机构举报,产品质量监督部门、工商行政管理部门、公安机关消防机构应当依法及时查处。

  第十五条 公安机关消防机构及其工作人员应当按照法定的职权和程序进行消防产品监督管理,做到公正、严格、文明、高效,不得利用职务之便为用户指定消防产品。

  第十六条 违反本办法规定,在人员密集场所使用不合格的消防产品、国家明令淘汰的消防产品的,或者违反消防安全技术规定、服务质量标准安装、维修、检测消防产品的,由公安机关消防机构依照消防法律、法规的规定予以处罚。

  公安机关消防机构发现人员密集场所使用不合格的消防产品或者国家明令淘汰的消防产品,除依法对使用者予以处罚外,应当将发现不合格的消防产品和国家明令淘汰的消防产品的情况通报产品质量监督部门、工商行政管理部门。产品质量监督部门、工商行政管理部门应当对生产者、销售者依法及时查处。

  第十七条 违反本办法规定,有下列行为之一的,由产品质量监督部门、工商行政管理部门按照职责依法从重处罚:

  (一)生产、销售不符合国家标准、行业标准的消防产品的;

  (二)未取得消防产品认证证书或者技术鉴定合格报告,擅自生产消防产品的;

  (三)在消防产品中掺杂、掺假,以假充真,以次充好,或者以不合格消防产品冒充合格消防产品的;

  (四)生产、销售国家明令淘汰的消防产品的;

  (五)销售失效的消防产品的;

  (六)伪造消防产品产地,伪造或者冒用他人厂名、厂址,伪造或者冒用认证标志等质量标志的。

  对生产、销售不合格消防产品的,除依法处罚外,可以责令生产者、销售者召回不合格消防产品。

  第十八条 消防产品质量检验机构出具虚假或者失实的检验文件的,依照《中华人民共和国消防法》的规定处罚。

  第十九条 公安机关消防机构、产品质量监督部门、工商行政管理部门工作人员在消防产品监督管理工作中滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊,尚不构成犯罪的,依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

  第二十条 本办法自2009年5月1日起施行。


贵阳市城市建设档案管理暂行办法

贵州省贵阳市城乡建设委员会/贵阳市档?


贵阳市城市建设档案管理暂行办法
贵阳市城乡建设委员会/贵阳市档案局



(1987年9月20日贵阳市人民政府批准)

第一章 总 则
第一条 为了加强我市城市建设档案(以下简称城建档案)的管理工作,适应城市建设事业发展的需要,根据国务院批准发布的《科学技术档案工作条例》制定本办法。
第二条 城建档案是在城市规划、建设、管理等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算资料、照片、影片、录象、录音带等科技文件材料的总称。它是城市建设的真实记录和城市发展的历史记载,是进行城市规划、建设、管理的重要依据。
第三条 城建档案管理工作,是城市建设工作的重要组成部份。各建设、设计、施工单位及其专业主管机关应把城建档案材料的形成积累整理和归档纳入科技管理工作之中,列入科技人员的职责范围。
第四条 按照国家集中统一管理科技档案的基本原则和重要城建档案多套、分存管理的要求,本市城建档案工作实行统一领导,统一制度,分级管理。
第五条 贵阳市城建档案馆是市人民政府所属的城建科技事业单位。由市城乡建设委员会归口领导,业务由市档案局指导,它的主要任务是:
1.收集和保管全市永久和长期保存的城建档案资料;
2.对接收、征集进馆的档案进行分类、编目、登记和加工整理;
3.根据城市规划、建设、管理和研究工作的需要,整理汇编有关资料;
4.对全市各单位的城建档案工作进行监督、检查和指导并参加重要工程的竣工验收;
5.开展城建档案的利用工作,为全市规划、建设、管理提供咨询服务。

第二章 城建档案的归档范围和要求
第六条 为确保城建档案的完整、准确、凡贵阳辖区有关单位都有责任无偿地、及时地向市城建档案馆移交下列档案资料:
1.城乡勘察测绘档案:各种比例尺的地形图、航测照片测量成果,地质和水文地质钻探等方面的图表和文字材料;
2.城市基础档案:城市历史沿革、城市人口、城市经济、地名、地质、地震、水文、气象、资源、统计资料等;
3.城市规划:城市现状、总体规划、长期规划、近期规划、详细规划、工程规划、专业规划的图纸、图表、数据、照片、说明书、审查记录及上级指示等材料;
4.市政建设工程档案:城市道路(含广场)、桥梁、涵洞、雨污排水、河道防洪堤坝等工程现状图、竣工图和文字材料的说明;
5.房屋地产档案:房屋管理、新建、拆迁、维修、房屋异动,土地征用、划拨和地籍,建筑管理等方面的图纸和文字材料等;
6.公用事业工程档案:自来水水源工程、供水管线、贮水构筑物、路灯照明、公共交通、供热、供气等工程的现状图、竣工图和文字资料等。
7.园林、名胜古迹档案:保护区、公园、动物园、苗圃、名木古树、城市绿化、城市雕塑、古建筑(含碑、刻、墓)庙宇、楼阁、博物馆、纪念建筑物等方面的现状图、竣工图、修缮记录和文字材料等;
8.交通运输档案:公路、铁路、站场、桥梁和机场等方面的现状图、竣工图和文字材料;
9.环境保护档案:“三废”环境普查、环境监测、治理规划,治理工程图和文字资料,城市环境质量评价等;
10.人防工程档案:重要的地下干道、地下工程和平战结合工程及设施的规划、现状图、竣工图和文字材料等;
11.电业、邮电设施档案:电力、电讯、广播、电视设施以及地上、地下电缆线路的现状图、竣工图和文字材料等;
12.工业建筑档案:重要工厂和库栈的平面图、主要建筑工程的竣工图和文字材料等;
13.民用建筑档案:科研及党政机关办公楼、礼堂、影剧院、体育场(馆)、图书、档案馆、文化宫、青少年宫、民族宫、展览馆、宾馆、医院、学校、旅游建筑、商店等主要建筑和重要住宅的竣工图和文字资料等;
14.城建科研档案:城市建设的专题论著、研究报告、新技术、新工艺的图纸和文字材料等;
15.其他重要工程的图纸、图片和文字材料等。
第七条 凡移交的城建档案应做到:
1.纸张优良、字迹工整、图象清晰、齐全完整、核对无误。
2.卷内目录、页号、备考表填写齐全,并说明密级、保管期限。
3.图纸、文字材料一律用线绳装订。
4.应当是:原件或正本复制件(不得用园珠笔复写)。
第八条 凡应进馆的档案,不得少于三份,即送城建档案馆一份,主管部门一份,建设单位自存一份;不需进馆的一般工程档案由主管单位分别保管,每年底将档案目录报城建档案馆一份,以供查对。

第三章 城建档案的分级管理
第九条 本市城建档案实行分级管理。
第十条 市城建档案馆必须建立健全管理制度,认真执行国家保密规定,做好档案的收集整理、保管和统计,以保证其完整、准确、安全和有效利用。
一、市城建档案馆接收和保管重要和城建档案,实行重点综合管理(市管城建档案具体对象另文明确)。
二、城市建设各专业局和所属专业单位,对本系统、本单位的专业工程档案实行统一管理。
三、各区城建管理部门,负责管理本区所属建设工程和村镇建设档案以及本地区有关的城建档案。
四、各建设单位和工程设施的维护、管理单位、不论工程大小,都应根据工程设施维护、管理的需要,收集和保管好竣工档案。
第十一条 各单位应加强城建档案的管理工作,建立健全管理机构,由总工程师或主管生产的负责人领导。配备素质好具有专业知识的专职或兼职档案干部,具体负责管理本单位的城建档案工作。
第十二条 各单位应根据《科学技术档案工作条例》和本办法,结合本单位的实际,制定城建档案的立卷、归档、借阅、保密级别和保管期限等管理办法和制度。由本单位档案机构保管的城建档案,任何部门和个人都不得私自保存。
第十三条 当建筑物、构筑物移交新的管理单位时,其档案必须随同移交,防止丢失。
凡停建缓建工程形成的档案,由建设单位收集齐全,负责保存,不得散失。
撤销、变动单位的城建档案,应向上级有关部门移交,并将变动情况通知市城建档案馆备案。
要销毁的城建档案,必须造册,经单位领导和主管工程师审定,报主管机关批准,送市城建档案馆备案。

第四章 竣工图的编制与报送
第十四条 凡在本市辖区内建设的所有地上、地下工程,均需按照原国家建委1982年2月2日颁发的《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》编制竣工图。
1.建设单位与设计、施工单位签订合同时,必须包括编制竣工图的内容,工程验收时,要把完成竣工图作为工程验收的条件之一。施工单位要在交工验收时,将竣工图送交建设单位或工程设施管理单位,以便核实验收,否则,不得进行验收。
2.工程竣工图要与实际情况相符合,做到完整、准确、系统。应附上施工组织设计、施工方案设计变更通知单,测量地质资料,各种试验报告,隐蔽工程验收记录,质量事故报告,竣工报告,技术总结,决算,照片等技术文件材料。
3.国家规定的大型工程项目的验收,应有市城建档案馆参加;中小型工程项目的验收,应有建设单位的档案部门参加。档案部门有权对竣工图进行实测校核,图不符实,必须更正。凡工程竣工档案未达到要求的,不予验收。
第十五条 在本市区已建成的工程,特别是重要的地上和地下工程,凡是没有竣工图的均由工程设施管理单位负责组织力量补做,竣工图不准确的要进行核实,竣工图有损坏的要进行修补。
列为重点保护范围的具有重要政治意义、纪念意义的建筑物,管理单位应有计划地编制、收集建筑物现状图纸及有关档案资料。
新补制的图纸资料,应及时分别报送有关单位存档。
第十六条 为保持竣工图与现状相符,各项已建工程在改、扩建大中修过程中有变更或废除者,必须变更竣工图。施工单位应及时修改或补充图纸,并由主管单位归入原档案内,如属进馆档案,应报市城建档案馆。
第十七条 根据国务院国发(1980)246号文件精神,建设单位在领取工程施工执照(许可证)前,须向市城建档案馆交付工程造价的百分之一至四的竣工档案资料保证金。
工程竣工验收后三个月,报送竣工档案资料,保证金如数退还。否则,保证金移作补测绘竣工图费用。

第五章 附 则
第十八条 本办法由市城建档案馆具体监督执行,市建设银行、各建设单位及有关部门,应积极配合做好城建档案管理工作。
第十九条 过去本市有关规定与本办法有抵触的,以本办法为准。
第二十条 本办法由市城建档案馆负责解释。
第二十一条 本办法自发布之日起施行。



1987年9月20日

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